برنامه Power Point يکي از برنامه هاي بسته نرم افزاري Office به شمار مي رود که با آن مي توانيد مجموعه اسلايدهايي که متن را با متن هاي رسم شده Clipart ، عکس، صدا، تصوير ، و حتي جلوه هاي ويژه متحرک نمايش دهيد.
پس مي توانيد کارتان را به اسلايدهاي 35mm تبديل کنيد . علاوه بر اينها چون Power Point يک Package است، مي توانيد سند هاي Word ، کاربرگهاي Excel را به صورت گرافيک و متن و ... به Power Point اضافه نماييد.
در حقيقت Power Point قسمت سمعي – بصري برنامه Office است. برنامه Power Point با نصب برنامه Office در سيستم شما ديده مي شود.
براي مطالعه اين دوره ي آموزشي نياز است کاربران محترم آشنايي مقدماتي با محيط Windows داشته باشند . جهت نصب و اجراي نرم افزارهاي Office که Power - Point نيز شامل آن مي شود ، نياز به سيستمي با مشخصات ذيل مي باشد :
- حداقل سيستم مورد نياز پنتيوم 233 - 16 مگابايت
Ram -حدود 600 مگا بايت فضاي آزاد
Presentation -نمايش مجموعه اي از اسلايدها مي باشد که براي گروهي از افراد نمايش مي دهد.
Power Point فايلهاي خود را با پسوند .ppt ذخيره مي کند که براي اجراي اينگونه فايلها حتماً بايد نرم افزار Power Point را روي سيستم داشته باشيم. همچنين مي توان فايلهاي Power Point را با پسوند .pps که حالت اجرايي(exe ) دارد نيز ذخيره کرد که در اين حالت براي اجراي اين فايلها نيازي به خود برنامه وجود ندارد. پسوند .pot مخصوص فايلهايي است که به عنوان الگو يا Template ذخيره مي شوند.
هنگام اجراي برنامه Power Point پنجره Start up باز مي شود که سه راه براي شروع را پيشنهاد مي کند. روش فعال شدن Start up از منوي Tools گزينه Option ، برگ نشان View ، گزينه Startup Dialog را فعال کنيد
Auto contact wizard: آسانترين راه ايجاد يک کار جديد است. پس از دريافت اطلاعات يک مجموعه اسلايد ايجاد مي کند که درباره موضوعي که مشخص کنيد ايجاد مي شوند.
Design Template : با انتخاب اين گزينه پنجره New Presentation باز مي شود. با انتخاب يک Template و زدن کليد OK پنجره ديگري باز مي شود که نمونه اسلايدي را که ميخواهيد بر اساس آن مورد طراحي شود را انتخاب ميکنيد. به اين مجموعه Layout ميگوييم که شامل 24 نمونه کار مي باشد . با انتخاب هر کدام نام آن را مي توانيم سمت راست پنجره مشاهده کنيد. هر کدام از اين Layout ها داراي معيار هاي (متن ، جدول ، نمودار و گرافيک) است . تفاوت استفاده از Auto content wizard با Design template در اين است که در حالت اول مجموعه اي از اسلايدها ظاهر مي شود که در نوار وضعيت مي توانيم از تعداد آن اطلاع پيدا کنيد. ولي در Design Template فقط يک نمونه کاري در اختيار کاربر قرار داده مي شود.
Blank Presentation : يک اسلايد خالي و بدون طرح را در اختيار شما قرار مي دهد که بر اساس انتخاب Layout مناسب مي توانيد محتويات آن را ويرايش کنيد. نما هاي Power Point در قسمت پايين پنجره اصلي Power Point در منتهي اليه سمت چپ نما هايي وجود دارد که با انتخاب هر يک نحوه نمايش اسلايد شما تغيير مي کند. همچنين از منوي View نيز مي توانيد به اين نما ها دسترسي پيدا کنيد.
نماي Slide view : نمايي است که در آن مي توان اقدام به ويرايش اسلايد نمود. در حقيقت در اين قسمت است که مي توان تغييراتي را از جمله شماي ظاهري طرح اسلايد و محتوي اسلايد ها اعمال نمود .
نماي Slide Sorter : اسلايد ها را از چپ به راست و از بالا به پايين صفحه نمايش مرتب مي کند . وقتي بخواهيم تمام کار را يکجا ببينيم يا ترتيب قرار گرفتن اسلايد ها را تغيير دهيم از نماي Slide Sorter استفاده کنيد. در اين حالت نمايشي نمي توانيم تغييري در محتواي اسلايد ها بدهيم ولي به راحتي مي توانيم اسلايدي را حذف يا اضافه نماييم
Slide Show: هنگامي که اسلايد ها براي نمايش آماده شدند مي توان آن را در Slide Show مشاهده نمود و نتيجه نهايي کار نمايش به عنوان يک سلسله اسلايد الکترونيکي استفاده مي شود. در اين حالت مي توان چگونگي تفسير صفحه نمايش هنگام حرکت ميان اسلايد ها و همچنين انيميشن يا جلوه هاي ويژه اي که به کار افزوده ايد را ببينيد. در اين نما امکان هيچ تفسيري در اسلايد ها وجود ندارد. کليد ميان بر Slide Show کليد F5 مي باشد
Outline View : نمايي را در اختيار ميگذارد که فقط در آن مي توان اقدام به تايپ متن نمود. در اين نما از هيچ گونه امکانات گرافيکي نمي توان استفاده کرد. با فعال شدن اين نما، نوار ابزار Outlining پديدار مي شود. ذکر اين نکته ضروري است که در Power Point در هر اسلايد از 5 سطح نوشتاري مي توان استفاده کرد. بنا به قرار گرفتن در هر سطح فونت نوشته نيز تغيير مي کند. در Power Point هر اسلايد مي تواند يک عنوان جداگانه براي خود داشته باشد .
در Power Point به اولين اسلايد ( شماره 1) اسلايد عنوان گفته مي شود. همانطور که گفته شد اگر اقدام به تايپ متن در اسلايد نماييم مي توانيم اين کار را در نماي Outline انجام دهيم. با زدن کليد Enter يک اسلايد جديد اضافه مي شود. هنگامي که مکان نما روي شماره اسلايد است با زدن کليد هاي Ctrl+ Enter مي توانيم داخل اسلايد شده و به آن محتوي بدهيم. ( يک نماي اسلايد 5 سطحي ). نماي Outline نوار ابزاري به نام Outlining را پديدار مينمايد. براي خاتمه دادن به محتواي اسلايد و ايجاد اسلايد ديگر مجدداً بايد کليد Ctrl+ Enter را بزنيم. براي سطح بندي متون همان طور که گفته شد در Power Point از 5 سطح مي توان استفاده کرد. که اين کار را با نوار ابزار Outlining براحتي مي توانيم انجام دهيم . کافي است سطر مورد نظر را انتخاب کرده و يا با دکمه هاي Promote (ترفيع) و Demote (تنزل) سطح هاي مورد نظر را ايجاد کنيد. اگر روي سطح اول قرار گرفته باشيم و دکمه Promote را بزنيم آن سطح يک درجه ارتقاع پيدا مي کند. و عنوان اسلايد در سطح گرفته مي شود. دکمه Demote پاراگراف را يک سطح پايين مي برد.
همچنين اگر روي سطح 5 باشيم دکمه Demote از نوار ابزار غير فعال مي شود يعني کمتر از سطح 5 نمي توان ايجاد کرد. ايجاد Outline به ويژه با ترکيب هاي Ctrl+ Enter و Enter ممکن است طول بکشد تا به آن عادت کنيد. دکمه Move up حرکت به بالا و Move down حرکت به پايين براي پيمايش در بين متن هاي Collapse .
Outline: باعث بسته شدن سطوح در اسلايد جاري مي شود.
Expand : باعث باز شدن سطوح در اسلايد جاري مي شود.
Collapse all : باعث بسته شدن کليه سطوح در همه اسلايد ها مي شود و فقط عنوان اسلايد ها نمايش داده مي شود.
Expand all : باعث نمايش کليه سطوح در کليه اسلايد ها مي شود.
Summery : يک اسلايد با عنوان Summery slide به ليست اسلايد ها اضافه مي کند.
Formal : باعث تغيير فرمت در نمايش اسلايد مي شود.
نماي Normal view : ترکيبي از Outline و Slide view است. شناسايي نوار ابزار ها و توانايي ايجاد يک نوار ابزار سفارشي نوار ابزار ها نحوه دسترسي سريع به گزينه هاي موجود در منو ها را فراهم ميسازند. نوار ابزار ها را مي توان از منوي View گزينه Toolbar فعال کرد. براي سفارشي کردن نوار ابزار براي اينکه بتوانيم ابزار هاي دلخواه را به طور پراکنده از منو هاي مختلف انتخاب کنيد در برگ نشان Toolbar گزينه New را انتخاب کرده و نام مناسبي براي آن انتخاب کنيد سپس از برگ نشان Command ابزار هاي انتخابي را به نوار ابزار جديد Drag کنيد. از اين پس مي توان نام اين نوار ابزار را در منوي View/ Toolbar مشاهده نمود. براي اينکه بتوان مکان Screen tip را براي ابزار هاي نوار ابزار فراهم نمود و همچنين کليد هاي ميان بر ابزارها را همراه با Screen Tip نشان دادن گزينه Show shortcut keys in screen Tip را از منوي View/ Toolbar/ Customize/ Option فعال کنيد.
آشنايي با چند اصطلاح در Power Point :
Placeholder : به مکانهايي در اسلايد گفته مي شود که هنگام انتخاب ، گيره هايي در اطراف آن ظاهر مي شود که مي توان از نظر نوشتاري مستقل عمل کنند.
Handout : مي توان از اسلايد چاپ گرفت و در اختيار کساني که در کنفرانس شرکت کرده اند قرار داد كه اصطلاحاً Handout گفته مي شود.
تنظيمات لازم براي بهينه کردن نحوه نمايش
Tools/ Option/ View Startup dialog: در صورت فعال بودن باعث مي شود هنگام شروع کار با Power Point پنجره Startup ظاهر شود.
New slide dialog : هنگام ايجاد يک اسلايد جديد نماي Layout ها را در اختيار ما قرار نمي دهد.
Status bar : باعث نمايش نوار وضعيت در پايين پنجره مي شود.
Virtual ruler : خط کش عمودي را در صفحه مي توان مشاهده کرد . البته به شرطي که Ruler ا از منوي View فعال کرده باشيم.
Windows in taskbar : در صورت باز نمودن بيش از يک برنامه مي توان براي بستن Presentation جاري بين Presentation ديگر حرکت نمود.
Popup menu on right mouse click : باعث فعال بودن Right clickو ظاهر شدن منوي کرکره اي هنگام نمايش در نماي Slide Show مي شود.
Show popup menu button : باعث مي شود دکمه ها عملياتي در منتهي اليه سمت چپ Slide show فعال باشد.
End with black slide : در خاتمه نمايش اسلايد ها ، اسلايدي سياه نمايش داده مي شود . در صورت غير فعال بودن اين گزينه هنگام خاتمه نمايش ، وارد برنامه Power Point مي شويم. طراحي يک اسلايد با ايجاد زمينه جديد براي طراحي اسلايد مي توان از روشهاي پيشنهاد شده در ابتداي درس کمک گرفت . به طور مثال از Design Template که يک اسلايد با طرح انتخابي در اختيار ما قرار مي دهد و با اضافه کردن اسلايد طرح انتخابي به بقيه اسلايد ها نيز اعمال مي شود. يا از Presentations که از منوي File/ new مي توان به آن دسترسي پيدا کرد و عملکرد تقريباً مشابه Auto content wizard دارد که در اين حالت گروهي از اسلايد ها هم از نظر طرح و هم از نظر فونت مي توانيم داشته باشيم و امکان جايگزين کردن متن هاي دلخواه با متن هاي داخل اسلايد وجود دارد.در اين حالت نيز با ايجاد يک اسلايد جديد طرح انتخاب شده به اين اسلايد هم اعمال مي شود. اکنون ميخواهيم ببينيم چگونه مي توانيم يک اسلايد را خودمان طراحي کنيد. از منوي Insert گزينه New slide را انتخاب کنيد . يا کليد ترکيبي Ctrl+M را ميزنيم و از پنجره ظاهر شده New slide- Layout مناسبي مثلاً Blank را انتخاب کنيد . با ظاهر شدن اين Layout در حالت Normal view با Right click روي اسلايد و انتخاب گزينه Background از ليست باز شدني رنگ دلخواهي را انتخاب کنيد . براي تنوع انتخاب رنگ از More color هم مي توانيم استفاده کنيد. رنگ مورد نظر را اگر تعدادي اسلايد ايجاد کرده باشيم با دکمه Apply to all به کليه اسلايد ها اعمال کنيد و با انتخاب Apply فقط به اسلايد جاري . فرق Apply و Preview در پنجره Background را خودتان امتحان کنيد.
با انتخاب Fill Effects (پر کننده ) از ليست باز شدني پنجره اي با 4 برگ نشان داخلي ظاهر مي شود. از برگ نشان Gradient در قسمت Colors با انتخاب One color مي توانيد رنگ مورد علاقه خود را با درجه در اختيار داشته باشيد و همزمان از قسمت Shading style انواع طيف هاي رنگي در رابطه با رنگ شما نمايش داده مي شود. طيف نور افقي Horizontal طيف نور عمودي Vertical طيف نور مورب از بالا Diagonal up طيف نور مورب از پايين Diagonal down طيف نور از گوشه From corner اعمال طيف نور از مرکز From title Two color هم عملي مشابه One color ارائه مي دهد با اين تفاوت که ترکيبي از دو رنگ گرافيک هاي جالبي ايجاد مي شود.
گزينه Present : طرح هاي از پيش تهيه شده اي است که با انتخاب هر طرح و با تنظيم در قسمت Shading style مي توان اسلايد را طراحي نمود.
برگ نشان Texture: طرح هاي موزائيکي در برگ نشان وجود دارد که مي توان از آن به عنوان پشت زمينه اسلايد استفاده کرد و مي توان با گزينه Other texture نمونه کاري را به اين طرح ها اضافه نمود. جهت اضافه نمودن عنوان مي توان از فايلهايي که پسوند .bmp و .gif و .jpg دارند استفاده نمود.
برگ نشان Pattern : در اين برگ نشان نيز با انتخاب رنگهاي Foreground (پيش زمينه) و Background (پشت زمينه ) و با انتخاب از ليست Pattern اسلايد طراحي مي شود.
برگ نشان Picture : در اين برگ نشان با انتخاب دکمه Select Picture مي توان تصويري را به عنوان پشت زمينه اسلايد انتخاب نمود که اين تصوير تمام سطح اسلايد را مي پوشاند.
در اينجا نيز مي توان از فايلهايي با پسوند .jpg و .gif و .bmp استفاده کرد که عملکردي متفاوت با Texture دارد که بهتر است خودتان امتحان کنيد. طراحي با استفاده از Apply design در اثر Right click روي اسلايد زمينه ديگري با نام Apply design را انتخاب کنيد پنجره اي ظاهر مي شود که نمونه هاي Template را در اختيارمان قرار مي دهد که مي توان طرح هاي قبلي را با اين طرح ها جايگزين کرد. با Right click روي اسلايد گزينه Slide color scheme را انتخاب کنيد و روي اسلايد هاي موجود اثر آن را امتحان کنيد. اکنون در مرحله اي قرار داريد که مي توانيد انتخاب عملکرد هر يک از 3 روش توضيح داده شده در حالت هاي متفاوت را تشخيص دهيد. اضافه کردن توضيحات به يک اسلايد : يک اسلايد مي تواند يک Comment box (جعبه توضيحات) داشته باشد که در صورت نياز بتوان از آن استفاده نمود براي اضافه کردن توضيح به يک اسلايد از منوي Insert گزينه Comment را انتخاب کنيد.
براي اينکه يتوانيد نام نويسنده جعبه توضيحات را به نام خودتان تغيير دهيد کافي است در منوي Tools گزينه Option را انتخاب کنيد و در قسمت General/ User information نام خودتان را تايپ کنيد .
از اين پس با اضافه کردن جعبه توضيحات نام نويسنده اين Box با نام خودتان ظاهر مي شود. براي پنهان کردن يا آشکار کردن جهبه توضيحات، از منوي View گزينه Comment را انتخاب کنيد . در اين حالت هر چند تعداد Comment که در اسلايد داشته باشيم آشکار يا پنهان مي شود .
آشنايي با پنجره New slide و معرفي چند Layout براي باز شدن پنجره New slide
کافي است از منوي Insert گزينه New slide يا فشار دادن کليد هاي ترکيبي Ctrl+M استفاده کنيد. در اين پنجره 24 طرح موجود است که مي توانيم مرتبط با موضوعي که مي خواهيم اسلايد را طراحي کنيد نمونه مورد نظر را انتخاب کنيد.
اولين Layout : با Title slide (اسلايد عنوان) معرفي مي شود که معمولاً براي انتخاب اولين اسلايد استفاده مي شود.
دومين Layout : اسلايدي است که در آن اقدام به تايپ متن کنيد که اين متن در يک ستون نوشته مي شود.
نکته : کليه Layout ها داراي يک عنوان جداگانه در قسمت بالاي اسلايد براي خود هستند به غير از Blank.
سومين Layout : مخصوص نوشتن متن به صورت 2 ستونه مي باشد.
چهارمين Layout : براي ايجاد جدول در اسلايد مي باشد که با انتخاب اين گزينه و دابل کليک روي نماد جدول پنجره اي ظاهر مي شود که در آن مي توانيم تعداد سطر ها و ستونها را مشخص کنيد. مثلاً با وارد کردن عدد 4 براي Columns و عدد 3 براي Rows جدولي با 4 ستون و 3 سطر رسم کنيد. (نوار ابزارTable )
پنجمين Layout : Text & Chart پنجمين Layout را مي توان با متن و نمودار پر نمود که با انتخاب اين اسلايد روي نماد Chart دوبار کليک کنيد . در اين لحظه پنجره Power Point شبيه پنجره Excel در مي آيد و با پر کردن داده دلخواه درون جدول فعال شده و مي توان با Right click کردن در محيط نمودار شکل ظاهري نمودار را نيز تغيير داد.
هفتمين Layout: Organization chart است که مي توان از آن براي رسم نمودار هاي سازماني استفاده کرد که با Double click روي نماد آن در داخل اسلايد پنجره Microsoft organization chart باز مي شود که با محيط آن آشنا مي شويم. در اين پنجره در قسمت Chart title مي توانيم عنوان مناسبي براي نمودار سازماني وارد کنيد. معمولاً در نمودارهاي سازماني مدير در رأس و در Box manager قرار مي گيرد.
بقيه همکاران را مي توان در قسمتهاي مختلف نمودار وارد نمود .اين کار را مي توان با نوار ابزار سازمان دهي نمودارانجام داد.
در منو هاي موجود در اين پنجره گزينه هايي وجود دارد که براحتي مي توانيد عملکرد آنها را روي نمودار پياده سازيد. به طور مثال در منوي View ميزان Zooming را تنظيم کنيد يا در منوي Styles شکل ظاهري نمودار را تغيير دهيم . همچنين مي توان از منو هاي ديگر براي تهيه رنگ ؛ تغيير فونت و .... استفاده کرد.
براي بردن نمودار آماده شده به داخل اسلايد اصلي از منوي File گزينه Close and return to presentation را انتخاب کنيد و در پاسخ پنجره اي که باز مي شود کلمه Yes را مي زنيم. مجدداً به پنجره New slide برمي گرديم.
هشتمین Layout: در اين Layout مي توانيم فقط اقدام به ايجاد نمودار کنيد. Layout
Layout شماره 10- 9: وارد اسلايد مي شويم و توسط گيره هايي ( Handle ) که اطراف تصاوير ايجاد شده اند مي توانيم اندازه آن را تغيير دهيم.
همچنين با قرار دادن مکان نما در مرکز شکل اقدام به جابجايي نمود. با فعال شدن تصاوير نوار ابزار Picture ظاهر مي شود. اگر اين نوار ابزار را نمي بينيد همان طور که قبلاً گفته شد از منوي View/ Toolbars/ Picture را فعال کنيد که با گزينه هاي موجود در اين نوار مي توانيم تصوير را به دلخواه تغيير دهيم.
مثلاً ميزان نگهاي بکار رفته را کم يا زياد کرد يا شدت نور را کاهش يا افزايش داد. يکي از ابزار هاي اين نوار Cropمي باشد که براي برش قسمتي از تصور از آن استفاده مي شود. همچنين ابزار Recolor picture که عملکرد جالبي دارد با انتخاب اين گزينه ليستي از رنگهاي استفاده شده در تصوير نشان داده مي شود و قسمتي که مي توانيم اين رنگهاي Original را تغيير دهيم.
مثلاً مي توان تمام رنگهاي سبز بکار رفته در تصوير را به رنگ زرد تبديل کرد. با استفاده از ابزار Format picture هم مي توان کادري براي شکل در نظر گرفت و رنگ و ضخامت خط اين کادر را نيز تغيير داد. گزينهReset picture باعث مي شود تمام تغييرات داده شده در تصوير ناديده گرفته شود و تصوير به همان شکل قبلي که وارد شده بود در آيد. کار ابزار Set transparent color و Insert picture from file به عهده خود شما گذاشته مي شود. Layout
Layout شماره 11 : ( Title only ) فقط داراي عنوان است. Layout
Layout شماره 12 : که Blanc است و در اين اسلايد حتي عنوان هم ديده نمي شود و به کاربر اجازه مي دهد تا به دلخواه موارد مورد نظر را اضافه کند. بقيه Layout ها هم عملكردي مشابه موارد ذكر شده دارند.
استفاده از Master و ضرورت استفاده از آن : (View/ master/ Slid Master )
براي اعمال تعييرات کلي در اسلايد از گزينه Slide master که همه موارد اسلايد ها را كنترل مي کند يا از Title masterکه فرمت اسلايد هاي عنوان را كنترل مي کند استفاده کنيد. همه اسلايد هاي کادر در آغاز بر مبناي Slide master قالب بندي مي شوند. مثلاً اگراز قسمت Presentations در منوي New اسلايدي را انتخاب کنيد و بخواهيم تغييري در تمامي آنها اعمال کنيد از Master استفاده کنيد. مي توان عنوان اسلايد ها و همچنين اطلاعاتي را که در منطقه هاي Date، Footer، Number ظاهر مي شوند فرمت کرد. همچنين اگر تصويري را به Master اضافه کنيد به اين مناسبت که به کليه اسلايد ها اين تصوير اضافه شده حتي با اضافه کردن (Ctrl + M) نيز مشاهده کنيد که تغيير اعمال شده در اسلايد جديد هم ديده مي شود. استفاده از Master باعث جلوگيري از انجام کارهاي تکراري مي شود و همچنين مي توان به راحتي تنظيم ها را قبل از شروع کار انجام داد و تا به آخر از آن استفاده نمود. در Master جاجايي اشکال گرافيکي و همچنين تغيير رنگ آنها نيز به راحتي انجام ميگيرد كه در حالت عادي ممكن نيست و فقط وقتي كه در Master هستيم مجاز به انجام چنين كاري ميباشيم. همچنين در درون Slide Master چندين ورودي متن نشان داده مي شود . هر يك از اين ورودي ها معادل يك سطح از متن روي اسلايد هستند كه قبلاً در اين مورد در قسمت Outline صحبت شد كه مي توانيد براي هر يك از سطح ها فرمت متناسبي را بقيه در نظر گرفت ( نوع قلم ، رنگ قلم، اندازه قلم، انتخاب Bullet )
Bullet ها نمادهاي گرافيكي كوچكي هستند كه معمولاً در ابتداي سطر آورده مي شود . براي دسترسي به اين نمادها مي توان از منوي Format گزينه Bullet را انتخاب كرد و از جدول باز شده متناسب با موضوع ، Bullet را انتخاب نمود.
نکته : ابزار Bullet كه در نوار ابزار Formatting وجود دارد صرفاً براي فعال و غير فعال كردن آن در متن مي باشد.
نکته : با پايين نگه داشتن کليد Shift روي نماي Slide show مي توان به Title Master دسترسي پيدا کرد.
Title Master: همانطور كه در بالا گفته شد مي توان با كليد Shift روي نماي Slide View به اين حالت دسترسي پيدا كرد يا از منوي View از گزينه Master و سپس Title Master را انتخاب نمود. تغييرات داده شده در اين قسمت باعث اثر گذاري روي اسلايدهاي عنوان مي شود و بقيه اسلايدها اين تغييرات را نميپذيرند. اين امر در مورد قبلي يعني Slide Master صادق است. يعني تغييراتي كه در آن قسمت ميدهيم، روي اسلايدهاي عنوان اعمال نمي شود. گروه بندي اشياء داخل اسلايد با زدن کليد Ctrl + M از Layout ، Blank را انتخاب کنيد. سپس از نوار ابزار Drawing که پايين صفحه قرار دارد ابزار Oval (بيضي) و Rectangle (چهار ضلعي ) را انتخاب کنيد و با Drag کردن روي اسلايد اقدام به رسم آنها نماييد. مشاهده ميکنيد که با انتخاب هر يک از اين تصاوير ديگري از حالت انتخاب خارج مي شود و در آن واحد فقط روي يکي از اشکال مي توان کنترل نمود. براي اينکه بتوان تمامي اشياء داخل يک اسلايد را Group نماييم کافي است با پايين نگه داشتن کليد Shift همه را انتخاب نماييد سپس با Right click روي يکي از اشياء گزينه Grouping را انتخاب کنيد.?Group در اين حالت کليه اشياء انتخاب شده عضو يک گروه مي شوند و هر گونه تغييري اعم از Color, Size و ر وي تمامي اعضاء گروه اعمال مي شود. براي خارج کردن از حالت Group مي توان ا Right click روي يکي از اشياء گزينه Grouping / Ungroup را انتخاب نمود که در اين حالت تمامي اشياء به حالت قبل ميروند و هر کدام جداگانه انتخاب مي شوند
Regroup : براي برگرداندن به حالت Group يا Ungroup مي باشد
Slide Number : شماره گذاري اسلايدها به هنگام نمايش اسلايدها بهتر است موقعيت هر اسلايد را از نظر شماره بدانيم . اين امكان در كنترل اسلايدها هنگامي كه از دكمه هاي عملياتي يا خاصيت Hyperlink استفاده کنيد ضروري به نظر مي رسد. براي اضافه كردن شماره اسلايد از منوي Insert گزينه Slide Number را انتخاب کنيد سپس در كادر محاوره اي نشان داده شده OK را مي زنيم كه در اين موقع ماوس به طرف منوي View رفته و پنجره Header & Footer را باز ميكند. در اين پنجره در صورت فعال بودن گزينه Date & Time مي توان ساعت و تاريخ جاري سيستم را روي اسلايد يا همه اسلايدها اعمال نمود.
( Apply To All يا Apply ) همچنين مي توان فرمت نمايشي ساعت و تاريخ را از ليستي در اين پنجره انتخاب كنيم. گزينه Fixed در صورت فعال بودن امكان تايپ عبارتي را به ما مي دهد كه آن را مي توان در قسمت پايين اسلايد ، سمت چپ ملاحظه نمود و با فعال كردن Slide Number هم مي توان شماره اسلايدها را اعمال نمود. همچنين در صورت فعال بودن Don’t Show on Title Slide باعث مي شود كليه تغييرات داده شده در اين پنجره روي اسلايد عنوان كه معمولاً اولين اسلايد است ديده نشود. اجرايي كردن يك فايل در Power Point همانطور كه گفته شد پسوند فايلهايي كه .pps باشند حالت اجرايي پيدا مي كنند يعني هنگام نمايش ( Slide Show ) احتياجي به برنامه Power Point نمي باشد . حال ببينيم چگونه مي توان يك فايل را به اين حالت تبديل نمود و هنگام ذخيره كردن، هنگامي كه در پنجره Save as قرار داريم كافي است در قسمت File Name اسم دلخواه براي فايل انتخاب كنيم و در قسمت Save as Type گزينه Power Point Show (*. pps) را انتخاب كنيم.
توجه : يك فايل را يك بار با پسوند .ppt و يك بار با پسوند .pps ذخيره كنيد . حال شكل آيكن ها را با يكديگر مقايسه كنيد. هنگامي كه بخواهيم اسلايدهايي را كه تهيه كرده ايم به عنوان الگو يا Template ذخيره كنيم نيز از پنجره Save as از قسمت Save as Type گزينه *.pot
Design Template را انتخاب کنيد كه باز شكل آيكن اين گونه فايل متمايز از بقيه مي باشد. ضرورت تبديل فايلها به شكل الگو در اين است كه مي توان مانند Design Template كه در قسمت Startup توضيح داده شده است به كرات از طرح آن استفاده نموده پس مي توان طرح هاي خودمان را به پوشه Template كه در مسير زير قرار دارد اضافه مي نمائيم. C:program file Microsoft office templates
اضافه كردن اسلايد از فايلهاي ديگر به فايل جاري از منوي Insert گزينه Slide From File را انتخاب كرده گزينه Slide From Files را انتخاب كرده و در پنجره باز شده آدرس فايلي كه مي خواهيم از يك يا چندين اسلايد آن استفاده كنيم را پيدا کنيد. با زدن دكمه Insert All يا Insert مي توانيم يك اسلايد يا همه اسلايد ها را به فايل جاري اضافه كنيم. به عبارت ديگر مي توان توسط اين گزينه ادغام فايل ها را در Power Point انجام داد.
اضافه كردن متون يا فايل هاي ديگر با اسلايد ها :
از منوي Insert گزينه Slide From Outline را انتخاب کنيد. نكته اي كه بايد به آن توجه كرد آن است كه مي توان متن را از يك محيط ويراستاري مثل WordPad يا Note Pad و ... داخل اسلايد كرد منتهي هر پاراگراف در محيط هاي ويراستاري بجاي عنوان اسلايد ها مينشيند. هر تعداد پاراگراف كه در فايل متني وجود داشته باشد به همان تعداد اسلايد با عنوان همان پاراگراف اضافه مي شود.
نکته : در محيطهاي متن هر كجا كه Enter زده شود ، پاراگراف ايجاد مي شود. ايجاد پيوند در Power Point در Power Point مي توان متن ، تصوير و کليد هاي عملياتي را با ايجاد پيوند يا Link به ديگر اسلايد ها هدايت نمود. براي اين کار کافي است آيتم مورد نظر را انتخاب کرده و از نوار ابزار استاندارد گزينه Insert Hyperlink را انتخاب کنيد.
روش ديگري براي اعمال Link به آيتم ، راست کليک بر روي آن و انتخاب Hyperlink است. با انتخاب اين گزينه پنجره اي باز مي شود که با انتخاب Existing file or Webpage ، مي توان به سايتهاي اينترنتي يا فايلهاي موجود در کامپيوتر عمل Link را انجام داد.
گزينه Place in this Document ، ليست اسلايدهايي را که فايل جاري ايجاد کرده است را در اختيار شما قرار مي دهد که با انتخاب هر کدام از آنها مي توان لينک به شماره اسلايد مربوطه انجام داد.
نکته : هنگامي که در Power Point اقدام به ايجاد Link کنيد، حتماً بايد در نماي Slideshow قرار بگيريم تا نتيجه حاصل را بتوان مشاهده نمود. متن هايي که Link شده اند تغيير رنگ داده و Underline مي شوند.
ايجاد دکمه هاي عملياتي براي ارتباط بين اسلايد ها :
فرض کنيد روي پرونده اي کار ميکنيد که در مورد رشته هاي Office توضيح مي دهد. طبيعتاً اولين اسلايدي که ايجاد مي کنيد ليستي از رشته هاي Office است که با قرار گرفتن روي هر کدام از رشته ها ، پيوند به اسلايدي که توضيح در مورد آن رشته را مي دهد داريد.
براي بازگشت به اولين اسلايد بايد دائو دکمه Previous را بزنيم تا به اسلايد اول برسيم. پس بهتر است دکمه اي در هر اسلايد تعبيه کنيد تا در هر شماره اسلايدي که باشيم ما را به اولين اسلايد هدايت کند. همچنين دکمه هايي مانند Back ، و Forward که بتوان راحت تر بين اسلايد ها جابجا شد. براي درج دکمه هاي عملياتي از نوار ابزار Drawing از گروه Auto Shape مي توان Action Buttons را انتخاب نموده و يا از منوي Slide show اين گزينه را فعال نمود.
هر کدام از دکمه ها عملکرد خاصي را دارند که با ثابت نگه داشتن ماوس روي آنها مشخص مي شود. همچنين مي توانيم خودمان براي دکمه ها عملکردي تعريف کنيد. يکي از دکمه ها ، مثلاً Home، را انتخاب کنيد و با Drag روي اسلايد در محل مناسب قرار ميدهيم. به محض اينکه دکمه روي صفحه قرار گرفت پنجره Action Setting باز مي شود که در قسمت Hyper link to ، ليستي از عملکرد دکمه ها مشاهده مي شود. به طور مثال Last Slide viewed ، ما را به آخرين اسلايد مشاهده شده مي برد و يا اگر URL را انتخاب کنيد ، مي توانيم با دادن آدرس سايت اينترنتي دلخواه ، برنامه را توسط اين دکمه به آن سايت هدايت کنيد. اگر بخواهيم دکمه اي داشته باشيم که ما را به يکي از فايلهاي ذخيره شده در Power Point هدايت کند ، گزينه Other PowerPoint Presentation را انتخاب کنيد. همچنين مي توانيم دکمه هاي عملياتي را خودمان طراحي کنيد. به اين شکل که با يکي از ابزار هاي Drawing شکلي بر روي اسلايد ميکشيم . سپس وقتي که به حالت انتخاب است روي آن راست کليک کنيد و گزينه Action Setting را انتخاب کنيد و در ليست موجود در Hyperlink عملکردي براي آن تعريف کنيد.
همچنين مي توانيم در پنجره Insert Hyperlink براي دکمه، Screen Tip تعريف کنيد و در Slide Show مشاهده کنيد. Setup Show پنجره Setup Show را مي توان از منوي Slide Show ظاهر کرد. در اين پنجره تنظيماتي انجام ميدهيم که روي نماي Slide Show مي توانيم نتيجه آن را با انتخاب يکي از سه راه زير مشاهده کنيد :
1) Presented by a Speaker - Full screen : نمايش اسلايد در حالت تمام صفحه که حالت پيش فرض نمايش در Power Point است.
2) Browsed by an Individual - window : نمايش Slide show در داخل يک پنجره
3) Brows at a kiosk - Full screen : نمايش Slide show به صورت تمام صفحه با اين تفاوت که در اين حالت راست کليک روي Slide show عمل نمي کند
Loop Continuously until 'Esc' : با فعال کردن اين گزينه نمايش اسلايد ها در Loop يا حلقه افتاده و وقتي به آخرين اسلايد برسيم مجدداً نمايش اسلايد ها از اول آغاز مي شود. اين کار تا وقتي که کليد 'Esc' را بزنيم ، ادامه پيدا خواهد کرد.
Show without Narration : اگر نمايش اسلايد ها همراه با سخنراني باشند ، با انتخاب اين گزينه اين امکان غير فعال مي شود
Show without Animation : با انتخاب اين گزينه امکان انيميشن يا متحرک سازي اسلايد ها غير فعال مي شود و حتي اگر براي آنها انيميشن در نظر بگيريم ، اسلايدها بدون آن نمايش داده مي شوند
Show Scrollbar : اين گزينه وقتي فعال است که حالت Browsed by an Individual را انتخاب کرده باشيم و باعث آشکار شدن Scroll bar در پنجره مي شود. در قسمت Slides در پنجره Setup Show ، با انتخاب All نمايش اسلايد ها به ترتيب ايجاد و نشان داده مي شوند. در قسمت بعدي مي توان حالت نمايش را با دادن شماره اسلايد تعيين نمود.
بطور مثال از اسلايد 5 تا اسلايد 14 .
Custom Show : اگر اين گزنه غير فعال است ، پنجره را ببنديد و از منوي Slide show اين گزينه را انتخاب کنيد. پنجه custom Show ظاهر مي شود که با زدن دکمه New مي توانيم نام ناسبي را براي نمايش بگذاريم و نمايش اسلايد ها را با انتخاب اسلايد و زدن کليد Add سفارشي کنيد. در اين حالت نمايش اسلايد ها متواند به طور دلخواه انتخاب شود.
مثلاً اگر اول اسلايد 7 را انتخاب کنيد و بعد اسلايد 12 ،سپس 18 و ... مشاهده مي کنيد که در اين حالت خودمان ترتيب نمايش اسلايد ها را انتخاب کنيد. به پنجره Setup Show برمي گرديم. اين قسمت با تنظيم قبلي فعال شده و مي توانيم از آن استفاده کنيد. در قسمت Advanced Slides مي توانيم نحوه نمايش را با انتخاب گزينه Manually (به طور دستي) يعني با زدن کليد Enter کليک ماوس انجام دهيم.
اگر تنظيمات زمان گذاري شده را قبلاض انجام داده باشيم مي توان با انتخاب Using Timing if Present نمايش اسلايدها را با توچه به زمان داده شده نشان داد
Slide Transition : از منوي File گزينه New و سپس تب Presentation را انتخاب کنيد و نمونه اي را برگزينيد.
مثلاً Generic به نماي Slide Sorter برويد در نوار ابزار اختصاصي اين نما اولين گزنه يعني Transition Effect را باز کنيد. با انتخاب هر کدام از گزينه هاي اين بخش مي توانيم جلوه اي را براي جابجايي بين اسلايد ها انتخاب کنيد و در اسلايد انتخابي نتيجه کار ا مشاهده کنيد. در اينجا مي توانيد اين تنظيم را براي تک تک اسلايد ها انجام دهيد. با اعمال اين Effect ها به هر اسلايد ، علامت Slide Transition در پايين اسلايد ظاهر مي شود که نشان دهنده اين موضوع است که اين اسلايد اين جلوه را دريافت نموده . اما اگر بخواهيم به تمام اسلايد هاي موجود يک Effect واحد اعمال کنيد ، تا هنگام رفتن به اسلايد بعدي نشان داده شود ، مراحل زير را دنبال کنيد : منوي Slide show گزينه Slide Transition را انتخاب کنيد. در اين پنجره نيز ليستي از جلوه ها که در Slide sort وجود داشته ديده مي شود و مي توان سرعت جابجايي را بين اسلايد با يکي از سه گزينه Slow (آهسته) ، Medium (متوسط ) و Fast (سريع) مشخص نمود. در قسمت Advance ، که بسيار مهم هم مي باشد شما مي توانيد انتقال به اسلايد بعدي را با کليک ماوس و يا به طور اتوماتيک Automatically After تنظيم کنيد. در قسمت آخر مي توان زمان را بر حسب دقيقه و يا ثانيه تنظيم نمود. پس هر عددي که در اين قسمت وارد کنيد مقدار زماني است که بين جابجايي که طول ميکشد و به اين طريق مي توان بدون هيچ گونه کنترلي نمايش اسلايد ها را نشان داد. همچنين در قسمت Sound مي توان براي اين جابجايي ها صدايي را انتخاب کرد. در پايان با انتخاب Apply يا Apply to All تنظيمات به يک اسلايد يا همه اسلايد ها اعمال مي شود.
